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O uso de documentos físicos ainda é muito comum na realidade de boa parte das empresas no país. Porém, o que poucas percebem é o alto custo que isso implica. Armazenamento, transporte, entre outros gastos, que podem ser reduzidos utilizando documentos digitais. Neste contexto, vamos mostrar quais são os principais e como eles podem ser eliminados.
Todo documento físico é armazenado em pastas, que são armazenadas em armários que ocupam um bom espaço. Ao utilizar documentos digitais, você pode aproveitar melhor o espaço da sua empresa, criando locais de convivência e assim melhorando a qualidade do ambiente de trabalho.
O custo com transporte ocorre principalmente quando existe a necessidade de levar o documento de um local ao outro, seja para colher uma assinatura, fazer o registro em cartório ou mesmo arquivar em outro lugar. Ao utilizar documentos digitais, você pode transportá-los de um lugar ao outro de forma rápida e segura. Assinar esse documento também é rápido e pode ser feito em poucos cliques.
Mesmo que seja o papel mais barato, ele ainda representa um custo para a empresa. Essa conta fica ainda maior quando você pensa que podem existir cópias, erros de impressão ou ainda aquelas que não eram necessárias. Tal despesa pode ser eliminada com o uso de documentos digitais, já que tudo pode ser corrigido diretamente no computador. Além disso, você ainda ajuda o meio ambiente ao usar menos papel.
Como já sabemos, tempo é dinheiro. Por isso, quanto mais tempo você economiza em algumas funções, mais você pode investir em atividades que são essenciais para melhorar o trabalho da empresa e assim fazer com que ela ganhe mais força competitiva. Ainda é possível investir esse tempo em pesquisa e inovação, de modo que a empresa se desenvolva mais e consiga se manter no mercado, atendendo e superando as expectativas dos seus clientes.
A assinatura digital, além de promover muito mais agilidade, modernidade e economia ao dia a dia das empresas, leva validade jurídica aos documentos, ou seja, garante a autenticidade e não repúdio de contratos, procurações, propostas comerciais, processos judiciais e diversas variações de arquivos. Tudo é resolvido através de um portal de assinaturas, em poucos cliques, sem necessidade de deslocamentos ou reconhecimentos em cartório.
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