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“Porque ela deixa tudo mais lento”. Certamente, foi isso que você pensou, não foi? Essa é a ideia que nos vem à cabeça quando pensamos em um processo é burocrático, imaginando preencher vários formulários, ir a diversos lugares para só então ter acesso a uma coisa simples. Mas burocracia não é exatamente isso, aquilo que atrapalha o andamento dos processos.
Na verdade, a burocracia tem um papel importante nas empresas desde a Revolução Industrial. Ela organiza todos os processos de forma racional, evitando que pessoas desqualificadas ocupem determinadas funções e determina que os serviços sejam distribuídos de acordo com os cargos e competências das pessoas. Dessa forma, ela organiza o quadro de funcionários de forma hierárquica e especializada, garantindo o funcionamento de uma organização (seja ela pública ou privada).
Entretanto, nos últimos anos, as empresas tem se tornado maiores e mais complexas, exigindo que seus processos internos sejam reorganizados para que continuem funcionando. Muitas vezes, a resistência a essas mudanças tem deixado o seu dia a dia cada vez mais burocrático, o que torna tudo mais lento.
Ao invés de repensar o seu funcionamento, novas etapas ou exigências são adicionadas, fazendo com que algo simples torne-se gigante. Por isso, é preciso seguir dois pontos para evitar ter um processo engessado pela burocracia:
1 – Sempre que possível, simplifique os processos de trabalho. Se a burocracia tem como principal ideia fazer com que a empresa seja organizada de forma racional, isso implica em retirar aquilo que tem deixado o trabalho mais lento. Por isso, é preciso verificar se a forma como as coisas se organizam tem prejudicado o funcionamento da empresa. Será que tenho as pessoas certas trabalhando em seus devidos lugares e funções? As etapas para a entrega do meu serviço ou produto estão dispostas da melhor forma? Existe alguma coisa redundante?
2 – Utilize a tecnologia ao seu favor. Foi-se o tempo em que era preciso preencher formulários enormes para manter algo organizado. Com o avanço da tecnologia, muita coisa já foi e pode ser simplificada. São várias as ferramentas que permitem não só melhorar a gestão, mas também dar maior fluidez ao cotidiano interno das organizações. Você pode utilizar um sistema de assinaturas digitais para evitar idas e vindas ao cartório, utilizar o seu certificado digital para ter maior segurança dos dados, ou mesmo utilizar um sistema que permita distribuir as tarefas e determinar o acesso a informações dentro da própria organização.
Desse modo, a burocracia pode ser utilizada ao seu favor, desde que você saiba como administrá-la. O problema é o excesso de burocracia, que tende a deixar tudo mais devagar e difícil de ser concluído. Ao mesmo tempo, com as ferramentas corretas, você pode evitar ficar refém de processos enormes e cansativos, mantendo a segurança e organização.
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